คนวัยทำงานทั้งหลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ทำงานตำแหน่งเลขานุการหรือผู้ติดต่อประสานงาน เคยกังวลไหมคะว่าเวลาจะรับโทรศัพท์หรือต่อสายกับชาวต่างชาติเนี่ย เราควรต้องเริ่มต้นยังไง? แล้วถ้ารับต้องพูดคำไหนก่อน? ภาษาที่ใช้แบบไหนถึงจะเหมาะสม? สำหรับใครก็ตามที่มีความรู้สึกแบบนี้ อย่าเพิ่งคิดมากไปเลยนะ จริงๆแล้ว การติดต่อโทรศัพท์กับชาวต่างชาติไม่ได้ยากอย่างที่คิด หากเรารู้ภาษาโทรศัพท์ที่ใช้ในการคุย

สนทนาภาษาโทรศัพท์สำหรับออฟฟิศ

โทรออก

สำหรับโทรติดต่อ ง่ายๆเลยคือเริ่มจากการกล่าวทักทาย จากนั้นจึงค่อยแนะนำตัว
– Hello / Good morning / Good afternoon…
– This is…(ชื่อตัวเอง) speaking.

และเราควรบอกข้อมูลเพิ่มเติมได้ ปลายสายจะได้ไม่งงยังไงล่ะ เช่น โทรจากไหน หรือโทรในนามของใคร
– I’m calling from Tokyo / Paris / New York / Sydney…
– I’m calling on behalf of Mr…(ชื่อเจ้านาย/หัวหน้า)…

จากนั้นก็ขอสายคนที่เราต้องการติดต่อได้เลย
– Could I speak to …please?
– I’d like to speak to….
– I’m trying to contact…

รับสาย

แต่ถ้าในกรณีที่เราเป็นคนรับโทรศัพท์ล่ะ? อย่าตกใจไปค่ะ เพียงแค่กล่าวทักทายแล้วแนะนำตัวว่าใครเป็นคนรับ (อย่างตัวอย่างข้างต้น) แล้วจึงค่อยถามว่าเรากำลังคุยสายกับใครอยู่ด้วยประโยคที่ว่า

– Who’s calling please?
– Who’s speaking?

หรืออาจจะถามว่าโทรจากไหน
– Where are you calling from?

กรณีต้องการเช็คให้แน่ใจว่าปลายสายต่อเบอร์ถูกหรือเปล่า
– Are you sure you have the right number / name?

ในระหว่างที่เราต้องใช้เวลาตรวจสอบและอยากให้คนในสายรอสักครู่ เราจะใช้คำพูดแบบนี้ค่ะ
– Please hold the line.
– Could you hold on please?
– Just a moment please.

โอนสาย

เอาล่ะ ทักทาย แนะนำตัว ได้ข้อมูลเสร็จสรรพแล้ว ได้เวลาโอนสายให้คนที่ปลายสายต้องการจะคุยด้วยแล้ว บอกเขาสักนิดว่าเรากำลังจะโอนสายให้นะ
– Thank you for holding.
– The line’s free now … I’ll put you through.
– I’ll connect you now / I’m connecting you now.

แล้วถ้าคนที่ปลายสายอยากคุยด้วยไม่ว่าง หรือยังไม่อยู่ล่ะ ทำยังไงดี? ลองใช้ประโยคเหล่านี้ดูค่ะ
– I’m afraid the line’s engaged. Could you call back later?
– I’m afraid he’s in a meeting at the moment.
– I’m sorry. He’s out of the office today.
– He isn’t in at the moment.

เราสามารถบอกว่าปลายสายโทรผิดเบอร์แบบสุภาพๆโดยประโยคเหล่านี้
– I’m afraid we don’t have a Mr. /Mrs. /Ms. / here.
– I’m sorry. There’s nobody here by that name.
– Sorry. I think you’ve dialed the wrong number.
– I’m afraid you’ve got the wrong number.

และถ้าหากมีปัญหากับสัญญาณ หรือฟังไม่ชัด เราสามารถบอกปลายสายได้เลยว่า
– The line is very bad … Could you speak up please?
– Could you repeat that please?
– I’m afraid I can’t hear you.
– Sorry, I didn’t catch that. Could you say it again please?

ประโยคอื่นๆ

นอกจากนี้ ยังมีประโยคที่มีสามารถนำไปใช้เพิ่มเติมได้ตามกรณีต่างๆ เช่น

ถามว่าปลายสายอยากฝากข้อความหรือเปล่า
– Would you like to leave a message?

ในกรณีที่เราจะฝากข้อความ
– Could you give him/her a message?
– Can I leave / take a message?

ฝากคนที่กำลังคุยด้วยบอกกับคนที่เราต้องการจะคุยให้โทรกลับหาเราหรือฝากบอกว่าเราโทรหา
– Could you ask him/her to call me back?
– Could you tell him/her that I called?

ขอชื่อคนที่เรากำลังพูดด้วย
– Could you give me your name please?

บอกให้คนที่เรากำลังคุยด้วยช่วยสะกดชื่อหรือสถานที่เพื่อความถูกต้อง
– Could you spell that please?

ไม่ยากเลยใช่มั้ยล่ะคะ สิ่งสำคัญคือ อย่ากลัว! อย่าตกใจ! อย่ารน! คาถาง่ายๆที่ควรท่องสะกดจิตตัวเองก่อนจะทำการรับหรือติดต่อทางโทรศัพท์จากชาวต่างชาติ เอาล่ะ เรามาตั้งใจทำงานกันเถอะ!

คอมเมนต์ได้เลย!