ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าอินเตอร์เน็ตมีอิทธิพลต่อเราในด้านต่างๆมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการสร้างความบันเทิง การหาความรู้ รวมไปถึงการติดต่อกันทางธุรกิจ มีใครในที่นี้ไม่รู้จัก email หรือเจ้าจดหมายอิเล็กทรอนิกส์บ้างไหมคะ? แหม คงไม่มีสินะ แล้วรู้หรือเปล่าคะว่าการเขียนอีเมลให้ดูสุภาพและดูเป็น Professional นั้นมีวิธีการอย่างไร? รู้ไหมคะว่าแม้การใช้อีเมลจะไม่เป็นทางการเท่ากับการใช้จดหมาย แต่หากเราเขียนอีเมลด้วยภาษาที่ถูกต้อง ดูเป็นมืออาชีพมากเท่าไร ก็ยิ่งทำให้ภาพลักษณ์ของเราและองค์กรดีขึ้นอย่างไม่ต้องลงทุนลงแรงอะไรมากมายเลย
ขั้นตอนการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษไม่ยากไม่ยุ่งเท่าไหร่หรอกค่ะ เพียงแค่ลองทำตามขั้นตอน 5 อย่าง ดังต่อไปนี้
1. เริ่มด้วยการทักทาย
การทักทายเป็นวัฒนธรรมสากลค่ะ คล้ายๆกับคำกล่าวที่ว่าไปมาลาไว้ของไทยนั่นแหละ เมื่อเราจะเริ่มการสนทนานั้นการทักทายเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้รับรู้สึกประทับใจ และสัมผัสได้ว่าได้พูดคุยกับผู้มีมารยาท คำทักทายในอีเมลไม่มีอะไรมากมายค่ะ เพียงใช้คำสั้นๆง่ายๆ เช่น Dear (ชื่อผู้รับ) และหากจะให้ดูเป็นทางการมากยิ่งขึ้นก็ควรใช้นามสกุลของผู้ที่เราต้องการจะติดต่อ เช่น Dear Mr. Potter ในกรณีที่เราไม่ทราบชื่อของผู้ติดต่อเราสามารถทักทายแบบกว้างๆได้ว่า Dear Sir/Madam หรือ To whom it may concern ก็ได้ค่ะ ทั้งนี้ทั้งนั้น ถ้าเราซี้กับคนที่ติดต่อพอสมควรจะใช้คำว่า Hi Harry แบบนี้ก็ได้นะ
2. กล่าวขอบคุณผู้รับ
หากเราทำการตอบอีเมลสอบถามข้อมูลจากลูกค้า หลังจากกล่าวคำทักทายข้างต้นแล้วสิ่งที่ควรทำเป็นลำดับต่อมาคือการกล่าวขอบคุณ ขอบคุณในที่นี้คือยังไง ก็ประมาณว่าขอบคุณที่ลูกค้าให้ความสนใจในบริษัทเรานั่นเอง เราสามารถใช้ประโยคง่ายๆที่ว่า Thank you for contacting AAA Company (ขอบคุณที่ติดต่อบริษัท AAA) ก่อนที่จะตอบคำถามที่ลูกค้าซักถามต่อไป แต่ถ้าหากเราจะตอบอีเมลที่ลูกค้าได้เคยตอบมาก่อนแล้ว เราก็จะใช้ประโยค Thank you for your prompt reply (ขอบคุณสำหรับการตอบอีเมลที่ฉับไวของคุณ) หรือ Thanks for getting back to me (ขอบคุณที่ตอบกลับมา) การกล่าวคำขอบคุณแบบนี้จะช่วยทำให้ผู้รับข้อความรู้สึกดีและทำให้เราดูสุภาพม๊ากมากเลยแหละ
3. บอกจุดประสงค์ในการติดต่อ
ถ้าตัวเราเองเป็นคนที่ติดต่อไป เราควรใช้ประโยคอื่นแทนที่จะใช้ประโยคขอบคุณเหมือนข้อที่แล้ว นั่นคือประโยคบอกจุดประสงค์ในการติดต่อ ตัวอย่างเช่น I am writing to inquire about… (ฉันเขียนติดต่อมาเพื่อต้องการสอบถามเกี่ยวกับเรื่อง…) หรือ I am writing in reference to… (ฉันเขียนมาเนื่องจากว่า….) อย่าลืมนะว่าเราต้องแจ้งจุดประสงค์ที่ชัดเจนและแจ่มแจ้ง อย่าคลุมเครือ ต้องสั้น กระชับ ฉับไว เพราะคนที่ต้องอ่านอีเมลเขาไม่อยากอ่านอะไรที่ยืดเยื้ออารัมภบทกันหรอกจ้า อย่างไรก็ตาม แม้จะต้องการความกระชับแต่ก็ต้องใส่ใจเรื่องการสะกด ไวยาการณ์ และเครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้องด้วยนะ
4. ใส่ประโยคจบสวยๆ
จะเป็นการดีมากหากเราจะใส่ประโยคขอบคุณสวยๆอีกครั้งก่อนจะทำการจบอีเมล อาจจะเริ่มจบด้วยประโยค Thank you for your patience and cooperation (ขอบคุณสำหรับความอดทนและความร่วมมือ) หรือ Thank you for your consideration (ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ) จากนั้นก็ต่อด้วย If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know (หากคุณมีปัญหาหรือกังวลใจอะไร อย่าลังเลที่จะบอกฉัน) และ I look forward to hearing from you/ I am looking forward to hearing from you (ฉันตั้งหน้าตั้งตารอการติดต่อจากคุณ)
5. ลงท้ายอีเมล
ขั้นตอนสุดท้ายคือการกล่าวคำลงท้ายและตามด้วยชื่อของเรา คำลงท้ายที่ใช้บ่อยๆคือ Best regards, Sincerely, และ Thank you ให้หลีกเลี่ยงที่จะใช้คำว่า Best wishes หรือ Cheers นอกเสียจากว่าเราจะซี้กันจริงๆ ลำดับสุดท้ายจริงๆก็คืออย่าลืมตรวจตราสิ่งที่เราเขียนมาทั้งหมดก่อนที่จะกดส่งนะ เพื่อให้อีเมลของเราสมบูรณ์แบบที่สุด!
คอมเมนต์ได้เลย!