5 เทคนิคการเขียนลงท้ายอีเมลภาษาอังกฤษ

598

การเขียนอีเมลแบบเป็นทางการสิ่งที่สำคัญคือความกระชับ บวกกับความชัดเจนในจดหมายหนึ่งฉบับ เพราะนึกภาพดูสิคะว่าบริษัทหรือองค์กรๆหนึ่งจะต้องติดต่อกับคนหรือองค์กรอื่นๆอีกกี่องค์กร การที่อีเมลของเรามีความกระชับและชัดเจนจะทำให้คนอ่านเข้าใจจุดประสงค์ของเราได้ง่าย และไม่เสียเวลาสำหรับคนอ่าน

การเขียนอีเมลนี่ความจริงเค้าก็มีรูปแบบ และแนวทางการเขียนที่ชัดเจนนะคะ มีการแบ่งสัดส่วนชัดเจนว่าส่วนไหนจะพูดถึงเรื่องอะไร เรียกได้ว่าในแต่ละส่วนไม่มีส่วนใดสำคัญน้อยไปกว่ากันเลย  และวันนี้เราจะพูดถึงในส่วนท้ายของอีเมลกันว่าควรจะมีหน้าตาเป็นอย่างไร

endingemails

สิ่งที่ควรใส่ไว้ในย่อหน้าสุดท้ายของจดหมาย

1. การย้ำสิ่งที่ต้องการให้ผู้รับจดหมายรับรู้ หรือกระทำตามอีกครั้ง ด้วยประโยคที่กระชับเข้าใจง่าย มักขึ้นต้นด้วยประโยคด้านล่างนี้ แล้วตามด้วยกริยาที่เราต้องการให้ผู้รับจดหมายกระทำ

We/I would like to ask you to…. (เรา/ฉัน อยากจะขอให้คุณ….)
We/I hope you will be able to…. (เรา/ฉัน หวังว่าคุณจะสามารถ….)
I am writing to ask you to please…. (ฉันเขียนมาเพื่อขอความกรุณาให้คุณ…)
Could you please look into this matter? (รบกวนให้คุณช่วยตรวจสอบปัญหานี้หน่อยได้หรือไม่?)
We/I should be glad if you would…. (เรา/ฉันจะมีความยินดีเป็นอย่างยิ่งถ้าคุณ…)

2. ในช่วงสุดท้ายอาจใส่คำขอบคุณผู้รับในกรณีใดกรณีหนึ่ง อย่างการที่จะช่วยแก้ไขให้ หรือ แม้แต่การสละเวลาเพื่อช่วยเหลือ และถ้าคุณขอให้ทางผู้รับช่วยเหลือสิ่งใดก็ให้ขอบคุณล่วงหน้าไปด้วย อาจให้ข้อมูลเพิ่มเติมถึงหนทางในการติดต่อหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม และสำคัญไม่แพ้กันคือการกล่าวถึงการติดต่อกันในอนาคตเพื่อเป็นการจบจดหมาย เช่น

I appreciate immediate attention on this matter. (ฉันหวังว่าจะได้รับการแก้ไขปัญหานี้โดยเร็วที่สุด)
We hope to continue relying on your valued input as a customer. (เราหวังว่าจะได้เป็นลูกค้าของคุณต่อไป)
I once again apologize for inconveniences this may cause. (ฉันขออภัยอีกครั้งสำหรับความไม่สะดวกในครั้งนี้)
If you require further information, don’t hesitate to ask. (หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม สามารถสอบถามได้เสมอ)
I look forward to our continue working relationship and its success. (ฉันจะเฝ้าคอยดูความสัมพันธ์ในการทำงานร่วมกันของเราและความสำเร็จของมัน)
Please provide the necessary advice. (กรุณาเตรียมคำแนะนำที่จำเป็น)
I look forward to meeting with you. ( ฉันจะตั้งตารอคอยที่จะได้พบคุณ)
I look forward to receiving your response. (ฉันจะตั้งตารอคอยที่จะได้รับผลตอบรับจากคุณ)
I look forward to listening to/hearing your reply. (ฉันจะตั้งตารอคอยที่ได้ได้ยิน /ได้ฟังผลตอบรับจากคุณ)
I look forward to hearing from you. (ฉันจะตั้งตารอคอยการตอบรับจากคุณ)

3. ปิดท้ายจดหมาย เมื่อจบย่อหน้าสุดท้ายให้เว้นบรรทัดมาประมาณหนึ่งบรรทัด ลงท้ายในบรรทัดต่อไปด้วย คำลงท้ายเหล่านี้ เพื่อแสดงความเคารพ

Yours sincerely
Yours faithfully
Sincerely yours
Faithfully yours
Most sincerely
Sincerely
Respectfully
Respectfully yours
Thank you for your consideration
Thank you
Best wishes,
Best regards

4. บรรทัดถัดมาก็ลงลายเซ็นของคุณ ใส่ชื่อเต็ม (ชื่อจริงและนามสกุล) ถ้าเขียนมาในนามตัวแทนองค์กรก็ให้ใส่ชื่อตำแหน่งของคุณมาด้วย

เช่น Amanda Lee

Amanda Lee
Marketing manager

5. ใส่คำว่า enclosure ในกรณีที่มีข้อมูลอื่นๆแนบมาด้วยกับจดหมายให้ เขียนไว้ในส่วนท้ายของจดหมายว่า Enclosure หรือ หรือ Enc.โดยอาจจะใส่รายละเอียดของสิ่งที่แนบมาด้วย หรือจำนวนของสิ่งที่แนบมาด้วยก็ได้

เช่น  Enclosure: Article by John Graham
      Encl. (2)

นี่ล่ะค่ะคือสิ่งที่ควรมีในย่อหน้าสุดท้ายของอีเมล สิ่งสำคัญคือเมื่อเขียนเสร็จทุกครั้งให้กลับมาทบทวนใหม่ทุกครั้งเสมอ และถ้าอยากมีความชำนาญมากขึ้นก็ต้องฝึกเขียนบ่อยๆนะคะ รับรองว่าอีกหน่อยก็จะกลายเป็นมือโปรในการเขียนอีเมลแน่ๆ

ขอบคุณข้อมูลจาก: Enkivillage , MHHE , About

คอมเมนท์กันได้เลย!

ความเห็น

หญิงอวบหัวฟูที่จบจากคณะที่ถูกหล่อหลอมให้เป็นแม่พิมพ์ของชาติ ชอบถูกทักว่าเป็นครูสอนสังคม จริงๆเรียนในสาขาวิชาภาษาอังกฤษด้วยความชอบภาษาอังกฤษล้วนๆ ตอนนี้รับงานสอนและทำงานแปลแก่บุคคลทั่วไป มีความเชื่อว่าการจะเรียนภาษาที่ดี ทุกอย่างต้องเริ่มที่ทัศนคติและการฝึกฝน